or dem Relaunch der Website lief bei der Kowo alles über klassische Büroarbeit. Telefonieren, Mieter besuchen, Anfragen beantworten und so weiter. Der Webauftritt war technisch veraltet und bot wenig Service. Daher war es schwierig, online neue potenzielle Mieter für die Wohnungen zu begeistern. Vor allem das hohe Maß an Bürokratie kostete unseren Kunden viel Zeit und Nerven.

Lösung 1 – Mieterportal und Wohnungsfinder 

Ort auswählen, Preis bestimmen, Zimmeranzahl eingeben und los geht’s. Der clevere Wohnungsfinder unseres Kunden soll Leben in seine Immobilien bringen. Mit wenigen Klicks gelangen Interessenten über eine intelligente Onlinesuche zu ihrem neuen Zuhause. Aber da hört der Service noch nicht auf. Im Mieterportal, das wir mit einer PWA (progressive Web App) umgesetzt haben, können die Mieter via App Serviceanfragen stellen, persönliche Daten einsehen und Verwaltungsaufgaben erledigen.
Der Website Relaunch hat das Blatt also gewendet. Ein Großteil der Verwaltungsarbeit kann nun über die App abgewickelt werden. Mieter stellen ihre Anfragen schnell und bequem vom Sofa aus und viele Fragen klären sich durch das neue, umfangreiche Online-Infoangebot der Kowo von selbst.

Lösung 2 – Schnittstelle für Leadmanagement und Verwaltung 

Für ein einfacheres Leadmanagement von Mieteranfragen und zur weiteren Optimierung der Verwaltung von Wohnungs- und Mieterdaten haben wir in Step 2 unserer Zusammenarbeit eine Schnittstelle zwischen Pimcore und dem System IVM geschaffen. Dank synchronisierter Datenflüsse erhalten die Mieter seitdem zum Beispiel Kostenabrechnungen nicht mehr per Brief, sondern ganz easy über die App ;-) 

Der Weg zur Individuallösung … 

• Zusammentragen aller Kriterien und Erfordernisse in einem Anforderungs- und Strategieworkshop
• Modellierung der internen Prozessabläufe zur Veröffentlichung von Wohnungen und Mietermanagement, um diese bestmöglich zu digitalisieren und optimieren
• Erstellen des Datenmodells, um alle benötigten Daten zwischen den beiden System austauschen zu können
• Maßgeschneiderte Implementierung der Schnittstellen und neuen Website-Funktionen

Was kann die Schnittstelle?

Sie ermöglicht, dass alle Informationen zu einer Wohnung unseres Kunden von IVM zu Pimcore übertragen werden. Sobald eine Wohnung vermietet wird, verknüpft sie das System mit dem neuen Mieter und dieser kann über die Mieter-App alle wohnungsrelevanten Daten einsehen und sogar Service-Anfragen stellen. Die gesamte „Biografie“ der betreffenden Wohnung wird in Pimcore abgebildet und kann von aktuellen und vergangen Mietern eingesehen werden. 
Um auch für spezifische Mieter-Informationen zukünftig keine Briefe mehr versenden zu müssen, wurde eine Mailing-Funktion in Pimcore implementiert. Darüber können auch individuelle Mailings aufbereitet und versendet werden. Die Datenbasis hierfür liefern die in Pimcore vorhandenen Informationen zu den Mietern.
Auch eine erweiterte Merkzettelfunktion haben wir entwickelt, damit sich potenzielle Mieter einen Überblick zu interessanten Wohnungen verschaffen können.

Das sind die Vorteile … 

• Hoch performanter und einfacher Austausch von Mieter- und Wohnungsdaten
• Deutliche Reduzierung manueller Arbeit bei der Verwaltung und Vermarktung von Wohnungen
• Erhöhung des Informationsgrades zu Wohnungen in der Mieter-App
• Starke Reduzierung des Briefverkehrs durch den digitalen Versand

Und was kommt als nächstes? 

Zukünftig soll noch eine Schnittstelle zum Austausch von Verbrauchsdaten und Betriebskosten implementiert werden, damit auch diese Briefe eingespart werden.

Über die KOWO

Die Kommunale Wohnungsgesellschaft Obereichsfeld mbH (Kowo) wurde in den 90er Jahren von mehreren Kommunen gegründet und bietet über 2.000 Wohnungen für alle Alters- und Zielgruppen an. Die Immobilien liegen in den Gründergemeinden und deren Nachbarorten. Ihre Verwaltung erfolgt zentral.