Das Thema Informationsmanagement wird im Zeitalter der Digitalisierung immer komplexer, weil nicht nur die Masse an Daten als solche wächst, sondern weil diese Daten auch immer schneller und zeitgleich auf verschiedenen Kanälen zur Verfügung stehen müssen. Zum Glück gibt es mittlerweile intelligente Datenmanagement-Software, die das für uns erledigen kann.
Inhaltsverzeichnis:
Warum ein PIM-System einführen?
Hinter Datenmanagement Software wie einem PIM-System steckt das Konzept des ISCM oder Information Supply Chain Management (angelehnt an die klassische Supply Chain in Unternehmen). ISCM ermöglicht die zentrale Beschaffung, Anreicherung, Produktion und Distribution von Informationen, mit dem Ziel,
- die richtigen Informationen,
- im richtigen Format,
- zur richtigen Zeit,
- am richtigen Ort
bereitzustellen. PIM-Systeme setzen dieses Konzept in die Praxis um. Durch clevere Programmierung können produktbezogene Daten in PIM-Systemen schneller und fehlerfreier produziert, geprüft, versioniert und freigegeben werden. Und das für Digital und Print.
Ein Praxisbeispiel: Nehmen wir an, Sie haben 1.000 Produkte in Ihrem Portfolio. Zu jedem einzelnen Produkt gibt es Informationen (Marketingtexte, Produktbilder, technische Eigenschaften usw.) All diese Informationen halten Sie an 10 Touch Points/Ausgabekanälen vor. Weil Sie in 5 Ländern aktiv sind, müssen diese Informationen jeweils in 5 Sprachen übersetzt und – sagen wir – für vier unterschiedliche Zielgruppen aufbereitet werden. 1.000 x 10 x 5 x 4 = das ergibt 200.000 Varianten! Die Komplexität wächst mit jeder zusätzlichen Variable! Am Thema Datenmanagement kommen größere Unternehmen, wenn sie erfolgreich wirtschaften wollen, also definitiv nicht vorbei.
Warum ein MAM-System einführen?
Zunächst sind Ihre Bilder, Videos und Dokumente durch die zentrale Ablage schneller auffindbar. Das spart Zeit. Weil Sie jede Art von Dateityp ablegen können, haben Sie außerdem die Möglichkeit, Produktionsdateien zu hinterlegen und – je nach System – sogar direkt vor Ort zu bearbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die Wiederverwendbarkeit bzw. schnelle Wiederauffindbarkeit von Assets (weil sich die Inhalte in Ihrem MAM-System kategorisieren und verschlagworten lassen). Außerdem sorgen Sie durch die zentrale Ablage für ein einheitlicheres Erscheinungsbild Ihrer Assets und stärken damit Ihre Brand.
Viele Kanäle – eine Content-Quelle
Ein Praxisbeispiel: Nehmen wir an, sie haben Ihr neustes Produkt professionell shooten lassen. In Ihrem MAM-System hinterlegen Sie die Bilder als Originaldateien, aber auch die daraus erzeugten Derivate und Varianten, vom kleinen Teaserbild für den Onlineshop bis zur gebrandeten Version für Instagram. Auch alle Produktionsdateien Ihrer Bilder (wie InDesign- oder Photoshop-Dateien) hinterlegen Sie im System. Über Verschlagwortung, definierte Workflows oder Rollen- und Rechtevergaben legen Sie genau fest, wer im Team wann was bearbeiten oder verwenden darf. Damit sind die Zeiten der dezentralen oder lokalen Ablage über verschiedene Desks und Laufwerke endgültig vorbei. Doppelte Bearbeitungen, langes Suchen und Mehrarbeit entfallen – Ihre Inhalte sind schneller am Markt.
Welches PIM-MAM-System für wen?
Welcher MAM- oder PIM-Anbieter bzw. welche Lösung am besten zu Ihren Produktinformationen passt, hängt leider von zu vielen individuellen Faktoren ab, als dass ich Ihnen hier pauschale Antworten geben könnte. Um Ihnen trotzdem einen Kompass in die Hand zu geben, teile ich die einzelnen Angebote auf dem Markt einmal in grobe Kategorien auf.
Enterprise
- Lizenzkosten ab 250.000 € + Maintenance (Instandhaltung) von ca. 20 bis 25 %
- Umfangreicher Funktionsumfang und Schnittstellen im Standard enthalten
- Globale Supportstrukturen
- Master-Data-Management möglich
Profi
- Lizenzkosten zwischen 100.000 und 200.000 € + Maintenance von ca. 20 bis 25 % pro Jahr
- Umfangreiche Funktionen und Schnittstellen im Standard
- Skalierung gegeben
Stand-Alone
- Lizenzkosten ab 10.000 €
- Einsatz von einzelnen Systemen für MAM, PIM, BPM, MPM
- Nur empfehlenswert, wenn PIM-oder MAM-Komponente nicht benötigt wird
Open-Source
- Keine Lizenzgebühren
- Erweiterungen lassen sich beliebig entwickeln
- Support kann einzeln eingekauft werden
- Weniger Funktionsumfang im Standard
Systembeispiel Pimcore
Eine der Systemlösungen, die wir für unsere Kunden implementieren, ist Pimcore. Mit Pimcore ist es möglich, die gesamte Vertriebs- und Marketingkommunikation aus einer einzigen Datenbanklösung heraus zu steuern und daraus verschiedene Kanäle mit Content zu versorgen. Der eigene Webshop, der Produktkatalog oder eine Website – all diese Marketinginstrumente lassen sich mit zentral generiertem Content bestücken.
Wenn Sie große (Produkt-)Datenmengen sinnvoll kanalisieren möchten, viel und mehrsprachig publizieren oder Ihren Onlineshop mit Drittsystemen (WaWi) verbinden möchten, sind Sie mit einer Pimcore-Lösung gut beraten. Pimcore bietet sowohl eine MAM- als auch eine PIM-Komponente an.
Wie läuft die Einführung einer MAM- oder PIM-Software ab?
Schritt 1: IST-Analyse
Was es bei der Einführung einer Datenmanagement-Software auf jeden Fall braucht, ist eine detaillierte Analyse des IST-Zustandes. Immer wieder stelle ich fest, dass gerade die Qualität von Produktdaten, zum Beispiel in vorhandenen ERP-Systemen, eher mangelhaft ist und vor dem Übertrag in eine PIM-Software bereinigt werden muss.
Schritt 2: Anforderungsdefinition
Nehmen Sie sich Zeit für die Anforderungsdefinition. Aus Erfahrung weiß ich, dass der Schwerpunkt einer Einführung solcher Systeme weniger auf der Hard- und Software liegt, sondern vielmehr auf der Definition der Soll-Prozesse (Was muss die Software können?). Planen Sie dafür viel Zeit ein. Auf operativer Ebene achten Sie bei der Einführung Ihrer Datenmanagement-Software darauf, alle technischen und fachlichen Anforderungen an die Datenbank klar zu formulieren!
Schritt 3: Systemauswahl
Egal für welchen MAM- bzw. PIM-Anbieter Sie sich entscheiden, lassen Sie sich zur Systemauswahl professionell beraten und entscheiden Sie sich für einen Implementierer, mit dem Sie gut zusammenarbeiten können, denn ein solches Projekt erfordert ab einer bestimmten Größenordnung viel persönlichen Austausch.
Schritt 4: Ressourcenplanung
Legen Sie von Anfang an feste und geeignete Ansprechpartner im Projekt fest und stellen Sie diese für die Projektarbeitszeiten frei.
Schritt 5: Projektplanung
Ich empfehle meinen Kunden, das Projekt in mehrere, kleinere Bausteine zu zerlegen, um schnell Erfolge erzielen zu können. Wir steigen dabei beispielsweise mit dem MAM-System ein und ziehen die PIM-Komponente nach.
Schritt 6: Mitarbeitersensibilisierung
Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern klar, dass die Einführung einer Datenmanagement-Software komplex ist. Weisen Sie auch darauf hin, dass sich im Verlauf des Projektes Anforderungen ändern können (und werden) bzw. Dinge angepasst werden müssen (Change Management).
Weil mit der Einführung von Datenmanagement-Software und der damit verbundenen Umstrukturierung des Datenhandlings auch eine Umstrukturierung der internen Prozesse im Unternehmen einhergeht, müssen bei einem solchen Projekt alle an einem Strang ziehen!
Unser Profi der Woche: Mario Baumgarten, Geschäftsführer Studio1® Kommunikation GmbH
Bildquelle: © lucadp /AdobeStock
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In einem individuellen Workshop beraten wir Sie gern und stellen wir Ihnen Systemlösungen vor.